転職先が決まったら、現職の会社と退職交渉をします。しかし、退職の交渉の具体的な方法が分からず、不安を抱える方も多いのではないでしょうか。
退職交渉をスムーズに進めるためには、いくつか気をつけるべきポイントがあります。今回は、退職交渉を成功させるためのポイントおよび手順について解説します。
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退職交渉のポイント
上司に退職意思を伝えると引き止められる可能性もあります。下記ポイントを意識して、強い意志をもって行動しましょう。
- 決定事項としてお話をする
- 現職の不満は言わず、現職では叶えられないことを話す
- 上司に話す必要がないことまで話さない
- 直属上司より先に同僚に話さない
- 長引かないように自分から積極的に動く
決定事項としてお話をする
「退職のお願い」ではなく、「退職をすることを決心しました」というスタンスで話をしましょう。「退職してもいいですか？」「退職したいのですが･･･」と話してしまうと、引き止めたら残ってくれるのではないか？と思われてしまう可能性があります。
転職は自分自身の人生の転機です。「新しい勤務先が決まりましたので、〇月末で退職します」と決意をしっかりと伝えましょう。
現職の不満は言わず、現職では叶えられないことを話す
給与や業務内容などの不満を話してしまうと、「改善するから残ってほしい」と言われる可能性があります。「この会社では私がやりたいことがどうしても叶いません。転職先で新たに挑戦したいと思いますので退職します」と話すと良いかと思います。
上司に話す必要がないことまで話さない
退職する本当の理由は、必ずしも上司に話す必要はありません。とくに退職理由がネガティブな理由だった場合、本当の理由をそのまま伝えるとトラブルに発展することもあります。
そのほかにも転職先の企業名や、今後のプライベートな予定を伝える必要はありません。なぜなら、上司に不要なことまで話すと、退職の引き止め材料にされてしまうかもしれないからです。円満退職するためにも、話す内容は十分注意しましょう。
直属上司より先に同僚に話さない
直属の上司より先に、同僚に退職の意向を伝えるのは避けるべきです。退職の意向は、まず直属の上司に正式に伝えるのが慣習ですので注意しましょう。
上司は退職の意向を先に聞くことで、引継ぎの計画・後任者の選定といった調整業務を進められます。
また、同僚も上司から正式に退職の知らせを聞けば、不要な憶測なども最小限に抑えられます。不要なトラブルを起こさないためにも、先に上司に報告することを徹底してください。
長引かないように自分から積極的に動く
退職交渉は長引くほど、引き止めされる可能性も高くなります。退職までのステップをスムーズに進めるためには、自分から積極的に行動することが重要です。
退職の意向を伝えたあとは、速やかに手続きを始めましょう。たとえば、退職に関する書類の準備、提出する日程などは自分でスケジュールを立てて提案しましょう。
また、後任者への業務の引継ぎ計画を立てて、可能であれば引継ぎ資料の作成を始めるのもおすすめです。自分が退職しても、職場が困らないように整備すれば、上司と良好な関係を保ちながら退職できます。
退職交渉成功への道｜10ステップ
退職交渉では、後任の人が業務に支障が出ないようにしっかり引き継ぎをして、挨拶回りを怠らないようにしましょう。とくに同じ業界内での転職では、転職先でも前の職場の人と関わりがあるかもしれません。これから紹介する10ステップを確認しながら、円満退職を目指しましょう。
- 【ステップ1】退職すべきかどうか最終決断をする
- 【ステップ2】転職先に入社の意思を伝える
- 【ステップ3】上司に退職の意思を伝える
- 【ステップ4】引き止めに対して適切に対応する
- 【ステップ5】退職日を決定する
- 【ステップ6】退職届の作成と提出を行なう
- 【ステップ7】後任への引継ぎをしっかり行う
- 【ステップ8】お世話になった方へ挨拶する
- 【ステップ9】退職挨拶のメールを出す
- 【ステップ10】デスク回りなど私物を整理する
【ステップ1】退職すべきかどうか最終決断をする
現職での不満などを見つめ直し、本当にこのタイミングで退職すべきか考えましょう。
また、この時期は転職先に期待が膨らむことも多いかと思いますが、転職先でうまくやっていけるかどうかはわかりません。退職という大きな決断を下す前に、将来のキャリアパスを明確にして、長期的な目標を達成できるのかどうか評価してみましょう。
退職すべきかどうか迷うときもありますが、今の職場で相談するのは現実的ではありません。誰かに相談したくなった場合は、友人や家族、キャリアアドバイザーとの相談もおすすめします。今、退職するのが本当にベストな選択肢かどうか、しっかり検討しましょう。
【ステップ2】転職先に入社の意思を伝える
転職の意思がしっかり固まったら、転職先に対して正式に入社の意思を伝えましょう。なぜなら、人事担当者は「この人は本当に入社してくれるのだろうか」と不安に感じているからです。そのため、電話でも良いと思いますので、入社の意志を伝えると人事担当者は安心するでしょう。
また、転職先に連絡を入れる際は、入社日の確認や必要な手続きについての情報を共有することも大切です。転職先の人事は、実は採用したあとも内定承諾書や必要な書類作成をしています。
必要な契約書類があれば、迅速に対応することで手続きを滞りなく行い、転職先との関係を良好にスタートさせましょう。
【ステップ3】上司に退職の意思を伝える
次は、上司に退職の意思を伝えましょう。退職の意思を上司に伝える際は、面談などで直接顔を見て話をすることが望ましいです。上司に退職の意思を伝えて、退職時期や引き継ぎについて認識のすり合わせをしましょう。
上司は退職の理由を聞くと思いますが、ここでネガティブな理由を話すのは控えましょう。これまでの感謝の気持ちを伝えつつ、退職の理由を誠実に説明することをおすすめします。
いずれの理由にせよ、自分の決断が固いことを伝え、円満に退職できるよう努めましょう。
【ステップ4】引き止めに対して適切に対応する
退職の意思を伝えたあと、上司や会社から引き止められることもあります。このような場合、退職を決意した理由を、より明確に伝えることが重要です。
適切な理由が思いつかないときは、「〇〇という技術を使った開発がしたい」「海外の案件で自分の語学力も活かしたい」など、現職では叶えられない業務にチャレンジしたい気持ちを伝えましょう。
もし引き止めが強い場合は、前述している『退職交渉のポイント』の『現職の不満は言わず、現職では叶えられないことを話す』に記載しているとおり、感情に流されず冷静な対応を心がけましょう。
【ステップ5】退職日を決定する
次は退職日を決めましょう。退職日を決める際、現職の業務の引継ぎや転職先の入社日なども考慮する必要があります。
退職日は自分の都合だけでなく、上司や人事部と話し合いを重ねて、現実的な日程を検討しなくてはなりません。とくに、プロジェクトに参画している人はプロジェクトの切れ目などに退職日を提案した方が、スムーズに受け入れてもらえるでしょう。
また、退職までには引き継ぎ業務があるため、その期間も加味して退職日を提案することで、もめる可能性は低くなります。
【ステップ6】退職届の作成と提出を行なう
退職日が決まったら、正式な退職届を作成して提出します。退職届は、日付・自分の名前・退職日・退職理由を記載することが一般的です。また、退職届の提出は法的な手続きの一環でもあるため、書式や提出方法は会社の規定に従います。
ここ最近は、システム上で提出することも珍しくはないですが、このタイミングで上司に改めてこれまでの感謝の意を伝えましょう。退職届の提出をもって、退職手続きの正式なスタートとなりますので、こちらも忘れずにしっかり行いましょう。
【ステップ7】後任への引継ぎをしっかり行う
後任者への引継ぎは、退職までの間で最も重要な業務といえます。自分が退職したあと、円滑に業務を継続できるように、しっかり取り組みましょう。
引継ぎでは、後任者が業務に困らないように業務の詳細・進行中のプロジェクト・重要な期限などを明確に記載します。
注意が必要なポイントについても共有し、後任者がスムーズに業務を引き継げるように配慮が求められます。また、この時点でわからないことがあれば都度サポートしてあげましょう。
【ステップ8】お世話になった方へ挨拶する
退職の前に、これまでお世話になった上司・同僚・部下などに感謝の気持ちを表しましょう。可能な限り直接会って挨拶をし、お世話になった感謝の意を伝えることをおすすめします。
直接会うことが難しい場合でも、電話やメールで感謝の気持ちを伝えることができます。また、メールで挨拶する場合、今後も連絡を取る可能性がある人に連絡先を共有しておくのもおすすめです。
職場でお世話になった人は、今後も別のプロジェクトや仕事でも関わる可能性があります。個人的な繋がりを大切にすることで、将来的に重要な人脈になるかもしれません。
【ステップ9】退職挨拶のメールを出す
お世話になった方以外にも、職場の方々全員に向けて退職挨拶のメールを送ることが一般的です。
メールでは、これまでの感謝の気持ちを簡潔に表現しましょう。この会社で学んだことを簡潔にまとめて、新天地でも頑張りたい気持ちをそえることで、ポジティブな印象の文面になるはずです。
【ステップ10】デスク回りなど私物を整理する
最後に、職場のデスクやロッカーなどにある私物の整理をします。個人の書類や物品を持ち帰って職場を綺麗に整頓しておきましょう。
また、会社の財産である書類・機器・鍵などは、規定に従って適切に返却しましょう。とくに秘匿性の高い文書と個人情報が記載されたものは、シュレッダーにかけるなどの対応が求められます。さらに、出向先やクライアントに常駐していた方は、返却先が異なることもありますので注意しましょう。
最終出社日には忘れ物がないように注意深く確認し、職場の同僚や後任者に不便をかけないよう配慮が必要です。職場を清潔に保ち、気持ちよく退職できるように心がけましょう。
退職交渉によくある質問
転職交渉の経験が豊富な人は少数派で、退職の切り出し方に不安を抱える方や、思うように交渉が進まないと悩む人も多いようです。退職交渉によくある質問をまとめましたので、しっかり確認しましょう。
Q1.取引先にはいつ退職のことを伝えるべき？
取引先に退職のことを伝える時期は、直属の上司に相談して決めましょう。また、取引先企業の繁忙期を避けるなどの配慮も必要です。
Q2.有休は全部消化してよいか？
有休はもちろん消化してもよいです。有休が残ったまま退職するのはもったいないため、しっかり有休は使いましょう。ただ、有休消化中であっても退職や転職に関する書類の提出については、できるかぎり迅速に対応しましょう。
Q3.突然辞めることになったらどうすべき？
家族や私的な理由で、退職を迫られる場合もあります。両親の介護や家庭の事情で退職することになった場合、上司と人事担当者にはすぐ連絡して必要書類を提出しましょう。
周囲への挨拶も行った方がよいですが、退職理由は話せる範囲で伝えれば問題ありません。
社内規定などで「退職日の〇〇日前に申し出ること」という規定が設けられていることが一般的ですが、やむを得ない理由であれば退職も認められます。
Q4.引き継ぎの時間がない場合の対処法は？
後任者が決まらないまま退職日が近づいてしまうこともあるでしょう。その場合は、引き継ぎの文書を作成し、後任者が作業しやすいように業務内容を整理します。
Q5.平常業務が多忙で上司と話し合いができないときは？
上司または自分が多忙で退職交渉が難航したときには、メールでよいので打ち合わせの日程を入れましょう。しかし、それでも上司が取り合ってくれない場合などは、人事担当者に相談してみるとよいです。
とくに転職先が決まっている場合は早めに相談して、退職に向けて動き出しましょう。
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まとめ
退職交渉は正しい手順を踏めば円満退職も可能です。また、退職日までにすべきことがたくさんあるため、スケジュールには余裕を持って動き出すことも重要でしょう。
まずは、『退職交渉のポイント』をしっかりとおさえ、『退職交渉成功への道｜10ステップ』を計画的にすすめることで、無事に転職が成功することを願っています。
